Sự trình bày không hoàn hảo

(Phần 1 - Bí quyết thuyết trình hiệu quả)

Sự trình bày không hoàn hảo 

Đó là vào đầu những năm 60 của thế kỷ XX, một giảng viên đại học trẻ tuổi đang thuyết giảng cho các sinh viên năm nhất của ngành tâm lý học về khả năng ghi nhớ.

Giống như vô vàn những giảng viên trước đó, anh chuẩn bị bài thuyết trình của mình bằng những tờ giấy với những câu được viết ngay ngắn theo dòng kẻ. Bắt đầu bài giảng vủa mình, anh nói: “Chủ để của buổi học hôm nay là Trí nhớ”. Anh đứng sau bục giảng, trên thềm giảng đường và bắt đầu đọc, với hy vọng những sinh viên siêng năng của mình sẽ ghi chép theo đúng cách, như hồi là sinh viên anh vẫn từng làm.

Anh đưa ra những điều kiện cụ thể để trí nhớ có thể làm việc, trong đó, hai điều kiện cơ bản nhất là: trí tưởng tượng – khả năng kết hợp các hình ảnh với sự phản hồi của giác quan – và khả năng liên tưởng (hay liên hệ). Cùng với hai điều kiện cơ bản này, anh khẳng định: trí nhớ sẽ làm việc hiệu quả hơn khi mọi thứ trở nên nổi bật. Giờ đây, người giảng viên nhớ lại rõ ràng buổi thuyết giảng ấy của 40 năm về trước:

“Khi tôi đọc cho sinh viên viết bài thật chậm với một giọng đều đều tẻ nhạt, tôi cảm thấy chán ngán đến phát điên. Và khi tôi nhìn những đôi vai đang gục xuống mệt mỏi, những cái đầu nặng trĩu, những bàn tay đang siết chặt cố gắng nguệch ngoạc ghi lại những lời tôi giảng, tôi nhận ra rằng tôi cũng chẳng giúp ích được gì cho sinh viên của mình.”

“Thêm nữa, mặc dù nói với sinh viên rằng để ghi nhớ một điều gì, cần phải làm cho nhó có hình ảnh, có sự liên kết và nổi bật nhưng chính tôi lại đang giảng bài với một giọng đều đều và yêu cầu sinh viên phải ghi chép hết trang này đến trang khác bằng một màu mực duy nhất, không hình ảnh, không có sự kết nối hay bất cứ cái gì có thể gọi là nổi bật. Nói cách khác, tôi đang giảng cho sinh viên những vấn đề thực chất của ghi nhớ theo cách mà có thể khiến họ quên đi tất cả mọi thứ”.

Người giảng viên đó chính là tôi, và bài giảng đó – với sự đối lập nực cười giữa vấn đề được nêu ra và cách thuyết trình về - đã thức tỉnh tôi. Bài giảng đó đã làm thay đổi hoàn toàn cách thức truyền đạt thông tin của tôi.

Rõ ràng là tôi cần phải truyền tải thông tin tới thính giả sao cho họ có thể hiểu được và ghi nhớ chúng. Tôi phải đưa ra những thông tin theo một dạng thức mà não người có thể dễ dàng “tiếp nhận” – chứ không phải là những câu từ dài dòng khó nhớ. Từ đó, tôi nhận ra rằng những bài thuyết trình của mình không nên chỉ sử dụng những câu dài mà nên dùng cả những từ khóa, hình ảnh, những sự liên kết và cả những yếu tố khác như màu sắc, hình dạng, kích thước sao cho những điều quan trọng được làm nổi bật lên.

Tôi không chỉ áp dụng những điều này vào những bài thuyết trình mà còn ứng dụng ngay cả vào tác phẩm của mình. Điều này tác động tới các giác quan của tôi rõ ràng như khi tôi sử dụng bảng đen hay máy chiếu.

Tôi quay trở lại với bảng vẽ - bắt đầu hình dung ra một tờ giấy trắng và tự hỏi mình hai câu hỏi rất đơn giản:

Q: Tôi cần gì, để kích thích trí tưởng tượng của mình trên tờ giấy này?

A: ---------

Q: Tôi cần gì, để thể hiện mối liên hệ giữa những điều đã kích thích trí tưởng tượng của tôi trên tờ giấy này?

A:----------

Câu trả lời cho câu hỏi thứ nhất là:

·         Hình ảnh

·         Màu sắc

·         Ký hiệu

·         Những từ chính giúp lợi lên hình ảnh

·         Biểu tượng

·         Sự nhịp nhàng về màu sắc, hình ảnh

Câu trả lời cho câu hỏi thứ hai bao gồm:

·         Đường kẻ

·         Mũi tên

·         Các mối liên hệ thể hiện bằng không gian

·         Con số

·         Màu sắc

·         Ký hiệu

Kết hợp tất cả những yếu tố trên lên một tờ giấy, bạn sẽ nhận được gì?

Một Sơ đồ Tư duy

Với tư cách là một nhà thuyết trình, đây là “khóa đào tạo” duy nhất tôi tự dành cho mình, và khóa đào tạo này đã giúp tôi có được tất cả những phẩm chất khác của một nhà thuyết trình giỏi. Gần đây, các kỹ năng thuyết trình của tôi được sử dụng rất nhiều. Thường thì hàng năm, tôi đã thực hiện hơn 120 bài thuyết trình. Khán giả của tôi vô cùng đa dạng. Tôi đã thuyết trình cho khoảng 1000 trẻ em thiệt thòi, khoảng 7000 sinh viên các trường đại học trên sân vận động, và tôi cũng đã đi nhiều nước khác nhau trên toàn thế giới, từ Úc tới Mexico, Xcotlen tới Singapore để diễn thuyết trước những quan chức trong chính phủ hay ngành giáo dục. Những bài diễn thuyết có thể rất khác nhau về thời lượng – dao động từ một tiếng đến sáu tuần. Trong giới doanh nghiệp, tôi đã diễn thuyết trước các tổ chức như Oracle, HSBC, IBM, Học việc Quản trị Singapore, Barclay International, BP và Boeing, giúp họ lên kế hoạch cho những sự kiện quan trọng hay những chiến lược kinh doanh dài hạn, đối thoại trực tiếp với Giám đốc hay chủ tịch hội đồng quản trị của công ty.

Nhưng cho dù thuyết trình với ai hay vấn đề gì đi chăng nữa thì khâu chuẩn bị và lên các kế hoạch luôn không thay đổi so với ngày đầu tiên tôi sử dụng Sơ đồ Tư duy. Từ đó đến nay, những phản hồi tôi nhận được vô cùng tuyệt vời. Những bài thuyết tình của tôi được khán giả cho trung bình 94.6 điểm trên thang điểm 100. Nói ra điều này dường như không được khiêm tốn cho lắm nhưng tôi rất từ hào về điều đó. Nếu phải chấm điểm cho mình khi còn là một thuyết giảng trẻ giảng về năng lực trí nhớ trước đây, tôi sẽ cho mình 20 điểm – và đó sẽ là điểm cho mong muốn giúp đỡ sinh viên và cho nhiệt huyết của tôi với bài giảng. Còn về năng lực truyền đạt những đam mê đó, tôi sẽ chỉ cho mình điểm 0 bởi vì tôi chỉ giúp họ lãng quên.

Ai, cái gì, tại sao, khi nào, như thế nào?

Nếu bạn dành thời gian để lập Sơ đồ Tư duy về tất cả những thông tin cơ bản về bài thuyết trình của bạn trước khi bạn quyết định cụ thể chủ đề để nói, bạn sẽ thấy dễ dàng hơn để tập trung vào vấn đề chính. Bạn cần hiểu rõ:

• Thính giả của bạn là ai
• Họ mong muốn nhận được gì từ bài thuyết trình của bạn

Vẽ một Sơ đồ Tư duy với thính giả là trung tâm và tưởng tượng ra tất cả những mong đợi của họ về bài thuyết trình của bạn. Các nhánh của nó chỉ ra những mong đợi đó. Ở mức độ nào đó, nó bao gồm:

• Những hình vẽ minh họa 
• Dữ kiện
• Nghiên cứu
• Phân tích

Ở mức độ rộng hơn, thính giả của bạn trông đợi ở bạn:

• Cảm hứng
• Thấu hiểu khán giả
•  Hiểu biết sâu sắc về vấn đề
• Những thông tin xác đáng

Với phương pháp Sơ đồ Tư duy, bạn có thể thể hiện những yếu tố trên theo một thứ tự mạch lạc nhưng cần đảm bảo rằng bạn có những tư liệu thuyết phục để chứng minh cho những quan điểm mà bạn đặt ra.

Nếu bạn đang thuyết trình ở một buổi hội thảo hay một hội nghị chuyên đề, thì bạn phải tìm hiểu xem ai sẽ phát biểu sau bạn và họ sẽ phát biểu vấn đề gì. Sau khi tìm hiểu về chương trình, hãy lập Sơ đồ Tư duy tất cả những chủ đề khác sẽ được đề cập đến như một phần bài thuyết trình của bạn. Điều này sẽ giúp bạn tránh được sự trùng lặp cũng như cho bạn nhiều ý tưởng hơn để hòa nhập và nắm bắt toàn bộ diễn biến cuộc họp.

Xem tiếp phần 2

Trích từ Bản đồ Tư duy trong công việc, Tony Buzan

Alphabooks, NXB Lao động - Xã hội    

www.iMindWorld.com